Weblog

Uitbesteden van ruimtelijke plannen

Het is heel gebruikelijk dat gemeenten hun ruimtelijke plannen geheel of gedeeltelijk laten maken door een adviesbureau. Zeker in nu alle bestemmingsplannen geactualiseerd moeten worden en 2013 toch al dichtbij begint te komen. Het is echter ook heel gebruikelijk dat gemeente klagen over de kwaliteit van het product dat ze krijgen en de kosten van het advies. Mij is opgevallen dat er hierbij geen adviesbureau is waarover niet geklaagd wordt. Vreemd, vindt u niet?

De motivatie om ruimtelijke plannen uit te besteden is tweeledig. Aan de ene kant gaat om capaciteitsvraagstukken, uitgedrukt in het aantal fte. binnen een afdeling en de hoeveelheid werk die zij kunnen verzetten. Aan de andere kant gaat om het inhuren van kennis die niet aanwezig is in de eigen organisatie. Beiden zijn in mijn ogen heel legitieme redenen om over te gaan tot uitbesteding. Niets aan de hand dus.

Adviesbureaus bezitten kennis van ruimtelijke plannen en de menskracht om hierover te adviseren aan gemeenten, dan wel een compleet ruimtelijk plan te leveren. Een adviesbureau is een bedrijf en heeft met haar activiteiten dus een winstoogmerk. Ook aan de kant van de adviesbureaus tot zo ver geen bijzonderheden.

In mijn dagelijkse werk zit ik als projectleider regelmatig aan de kant van de opdrachtgevers. Daarnaast spreek ik als senior consultant ook regelmatig adviesbureaus die optreden als opdrachtnemer. Hierbij viel mij op dat zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers klachten hebben over elkaar. Wat daarbij verder opvalt is dat er hierbij niet één adviesbureau of één gemeente is dat er positief of negatief uitspringt. Of anders gezegd, iedereen klaagt over elkaar. En dat is natuurlijk heel raar want gemeenten en adviesbureaus werken al jaren samen.

Het voert te ver om in deze column een uitgebreide analyse te geven van deze situatie. Ik focus me daarom op één punt: de prijs. Mijn ervaring is dat gemeenten sterk sturen op de prijs van het adviesproduct dat ze kopen. Logisch, je werkt immers met belasting geld.

Maar, het blikveld van de gemeente beperkt zich hierbij vaak tot de prijs in de offerte aan de start van een project. En dat is niet logisch.

Deze offerte wordt immers vaak opgesteld in een fase van het project waarin het niet duidelijk is wat er precies moet gebeuren en wie dat gaat oppakken. Zo word je bij het maken van een bestemmingsplan vaak geconfronteerd met nieuw beleid halverwege je project of met een aantal inspraakreacties dat hoger ligt dan geraamd. Hierdoor gebeurt het maar al te vaak dat de uitendelijke kosten van de adviseur het geoffreerde bedrag (soms fors) overstijgen.

Dit probleem wordt slechts deels onderkend door het opnemen van stelposten in offertes. Verklaarbaar, maar hierdoor weet je als opdrachtgever niet goed wat je koopt en als opdrachtnemer niet welke opdracht je hebt aangenomen. Veel opdrachtgevers gaan hierdoor nog sterker sturen op de prijs in het offertebedrag in de hoop kostenoverstijgingen te voorkomen. Veel opdrachtnemers gaan op hun beurt hierdoor nog meer stelposten opnemen in hun offertes om de concurrentieslag op prijs te kunnen winnen. Een situatie die voor beide partijen ombevredigend is.

De oplossing hiervoor is dat je bij de start van je project niet alleen afspraken maakt over de hoogte van het offertebedrag, maar ook over de procedure die je gaat volgen bij meerwerk. Dit vraag een meer transparante sturing van de opdrachtgever en ook meer adviseurschap van de opdrachtnemer. Ik denk dat we door het maken van heldere afspraken het gevecht om de prijs in het offertetraject kunnen doorbreken. Mijn verwachting is dat we het daardoor weer over het gewenste product kunnen gaan hebben en we zowel de kwaliteit als de kosten beter in de hand kunnen houden. We gaan onze wederzijdse klachten dus ombuigen door samen een nieuwe aanpak te volgen

Door: Vincent Brus

Vind je dit interessant? Deel het dan met je netwerk.



5 Responses to “Uitbesteden van ruimtelijke plannen”

  1. On 09/02/2010 at 6:41 pm Daan responded with... #

    In je column veronderstel je dat de adviesbureaus de mensen en de knowhow hebben om een (bestemmings)plan goed te kunnen afleveren. Dit is echter niet meer het geval. De laatste jaren zijn er veel onervaren mensen bij de bureaus komen werken. Dit wordt denk ik veroorzaakt door de personeelskrapte op RO-gebied. Doordat een product ook niet goed meer wordt gecontroleerd (er staat altijd wel zo’n leuk paraafje bij) wordt er te vaak broddelwerk door de bureaus afgeleverd.

  2. On 11/02/2010 at 7:47 am Vincent responded with... #

    Hallo Daan,

    Helaas hoor ik dit ook vaker en ik heb het ook ervaren. Wat je hier aan kan doen is als opdrachtgever er toch bovenop blijven zitten en het bureau er op aanspreken. Maak ik hier op voorhand afspraken over (b.v. pas betalen als het product naar wens is c.q. voldoet aan de vooraf afgesproken criteria). Vraag ook om de CV’s van de adviseurs die ze inzetten. Maar, ook dan blijf je met het probleem zitten dat het product niet goed is en dat dit opgelost moet worden (en vaak ongewenste vertraging oplevert).

  3. On 20/02/2010 at 3:53 pm Stephan Hammink responded with... #

    Hoi Vincent. In mijn optiek moet de insteek zijn dat de opdrachtgever (gemeente) en de opdrachtnemer (het adviesbureau) beseffen dat ze gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit van het product. Bij actualiseringsplannen werk je als adviseur doorgaans op basis van bestaande gegevens en de bevindingen die je uit een veldinventarisatie haalt. De gemeente moet bij de start van het werk de juiste stukken compleet en integraal overleggen en conceptstukken goed beoordelen. Het adviesbureau moet daarbij kritisch zijn op haar eigen (concept)product en niet denken dat de gemeente er is om fouten uit de stukken te halen. De gemeente moet zich ervan bewust zijn dat zij juist de lokale kennis hebben. Het is niet zo dat je een opdracht voor een bestemmingsplan over de schutting gooit en gaat wachten tot er een concept komt. Communiceer doorlopend met elkaar en spreek duidelijk af wat je van elkaar verwacht.

    Het lastige bij het ramen van kosten is, dat er veelal wordt gevraagd om een afkoopsom voor werkzaamheden waarvan de omvang en comlexiteit bij het opstellen van de offerte nog niet duidelijk is. Bijvoorbeeld het behandelen van vooroverleg en inspraakreacties. Wanneer een bureau hiervoor op basis van uitgangspunten een (lage) stelpost opneemt en uiteindelijk de werkzaamheden tegen vallen en wordt afgeweken van de gehanteerde uigangspunten is het noodzakelijk daarover met de klant te praten, terwijl die juist meerwerkdiscussies uit de weg wil gaan, want het was toch een afkoopsom. Dit kost beide partijen onnodige energie die je beter kan steken in de kwaliteit van het product. Goed opdrachtgeverschap, het duidelijk afbakenen van een vraag en het besef dat een offerte een zakelijk stuk is, waarin wordt beschreven tegen welke voorwaarden welke werkzaamheden tegen welke kosten worden uitgevoerd, is van belang om dit te voorkomen. Als je een afkoopsom wilt, vraag die dan voor werkzaamheden die van te voren in te schatten zijn.

  4. On 22/02/2010 at 8:20 am Vincent responded with... #

    Hallo Stephan,

    Bedankt voor je reactie. Helemaal eens met je verhaal. Ik heb nu een aantal keer gemerkt dat je in en welles-nietes verhaal beland en dat levert niets op. De samenwerking moet inderdaad voorop staan.

    Groeten,

    Vincent

  5. On 26/02/2010 at 10:39 am joep manschot responded with... #

    Man-stad is een jong adviesbureau opgericht door mijzelf nadat ik 11 jaar in de praktijk bij diverse adviesbureaus heb gewerkt.

    Mijn ervaring is dat door vooral het afstemmen van het juiste ambitieniveau veel ontevredenheid bij zowel opdrachtgever als -nemer kan worden voorkomen. Vaak is het adviesbureau ambitieuzer dan de opdrachtgever of andersom. Gevolg is dat het geleverde product te weinig aansluit bij de wens van de consument. Het is of van onvoldoende kwaliteit of juist te mooi om waar te zijn en daarom niet realistisch.

    Man-stad doet dit anders! De visie van man-stad is dat plannen breedgedragen moeten zijn om realistisch te zijn. Opdrachtgever en belanghebbenden zitten daarom samen met man-stad ‘aan de ontwerptafel’ in een open planproces.